Regulamin siłowni - co powinien zawierać?

Regulamin siłowni to jeden z najważniejszych dokumentów organizujących funkcjonowanie klubu. Określa zasady korzystania z obiektu i sprzętu, informuje klientów o ich prawach i obowiązkach, a jednocześnie pomaga właścicielowi ograniczyć ryzyko wypadków, sporów oraz niewłaściwego użytkowania wyposażenia.

Zakres regulaminu powinien być dopasowany do sposobu działania obiektu. Innych zapisów wymaga tradycyjna siłownia z recepcją i personelem obecnym na sali, a innych klub samoobsługowy, do którego użytkownicy mogą wchodzić za pomocą karty, kodu lub aplikacji - często przez całą dobę.

Czy każda siłownia musi posiadać regulamin?

Polskie przepisy nie określają jednego, ustawowego wzoru regulaminu siłowni. Nie istnieje również zamknięta lista punktów, które każdy klub sportowy musi obowiązkowo umieścić w jednym dokumencie zatytułowanym „Regulamin siłowni”.

Regulamin pełni jednak funkcję wzorca umowy zawieranej z klientem. Dlatego powinien zostać udostępniony użytkownikowi przed zakupem karnetu lub zawarciem umowy, tak aby klient miał możliwość zapoznania się z jego treścią. Wynika to między innymi z przepisów Kodeksu cywilnego.

Jeżeli karnety sprzedawane są przez internet, aplikację lub formularz elektroniczny, zastosowanie mają również przepisy dotyczące praw konsumenta oraz świadczenia usług drogą elektroniczną. W takim przypadku klient powinien otrzymać odpowiednie informacje przed złożeniem zamówienia, a regulamin usług elektronicznych musi być udostępniony w sposób umożliwiający jego zapisanie i odtworzenie. Szczegółowe wymagania określa ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Co obowiązkowo powinno zostać uregulowane?

Nie wszystkie poniższe informacje muszą znajdować się w jednym dokumencie. Część z nich może zostać umieszczona w umowie członkowskiej, regulaminie sprzedaży internetowej, cenniku albo polityce prywatności. Klient powinien jednak otrzymać je w jasnej i łatwo dostępnej formie.

1. Dane właściciela lub operatora siłowni

Dokument powinien wskazywać podmiot odpowiedzialny za prowadzenie klubu. Należy podać między innymi:

• pełną nazwę przedsiębiorcy;
• adres siedziby;
• dane rejestrowe;
• adres e-mail i numer telefonu;
• dane umożliwiające klientowi szybki kontakt.

W przypadku sprzedaży karnetów przez internet informacje te muszą być dostępne przed zawarciem umowy.

2. Zakres świadczonych usług

Klient powinien wiedzieć, co dokładnie otrzymuje w ramach zakupionego wejścia lub członkostwa. Regulamin powinien określać:

• rodzaj dostępnych karnetów;
• okres ich obowiązywania;
• godziny otwarcia obiektu;
• zakres dostępnych stref;
• zasady korzystania z zajęć dodatkowych;
• ewentualne ograniczenia czasowe;
• sposób rezerwowania zajęć lub stanowisk.

Należy również wyjaśnić, czy karnet jest imienny i czy może zostać przekazany innej osobie.

3. Warunki płatności, przedłużenia i rozwiązania umowy

Jeżeli siłownia prowadzi sprzedaż karnetów, regulamin lub umowa powinny jasno określać:

• cenę usługi;
• sposób i termin płatności;
• okres obowiązywania umowy;
• zasady automatycznego przedłużenia członkostwa;
• sposób wypowiedzenia umowy;
• konsekwencje zaległości w płatnościach;
• warunki zawieszenia karnetu;
• zasady zwrotów i odstąpienia od umowy, jeżeli takie prawo przysługuje klientowi.

Zapisy nie mogą przyznawać przedsiębiorcy prawa do dowolnej zmiany ceny lub warunków umowy bez wskazania konkretnych przyczyn. Nie można również pozbawiać konsumenta praw wynikających z przepisów.

4. Procedura składania reklamacji

Regulamin powinien wskazywać, w jaki sposób klient może zgłosić reklamację, na jaki adres należy ją przesłać oraz jakie informacje powinno zawierać zgłoszenie.

Nie należy uzależniać rozpatrzenia reklamacji wyłącznie od zachowania paragonu, jeżeli zakup można potwierdzić w inny sposób. Niedozwolone mogą być także zapisy, które z góry wyłączają prawo klienta do dochodzenia roszczeń.

5. Zasady przetwarzania danych osobowych

Jeżeli klub zbiera dane klientów, na przykład podczas rejestracji, sprzedaży karnetu albo korzystania z aplikacji, musi spełnić obowiązek informacyjny wynikający z RODO.

Informacje dotyczące administratora danych, celu i podstawy ich przetwarzania, okresu przechowywania oraz praw klienta najczęściej umieszcza się w osobnej polityce prywatności lub klauzuli informacyjnej.

6. Informacja o monitoringu

Jeżeli teren siłowni jest objęty monitoringiem, użytkownicy powinni zostać o tym poinformowani przed wejściem do monitorowanej strefy. Sama grafika przedstawiająca kamerę może być niewystarczająca.

Należy wskazać między innymi administratora danych, cel monitoringu, jego zakres, okres przechowywania nagrań oraz miejsce, w którym dostępna jest pełna klauzula informacyjna. Kamery nie powinny obejmować miejsc, w których użytkownicy mają szczególne prawo do prywatności, takich jak przebieralnie, toalety czy kabiny prysznicowe. Więcej informacji przedstawia Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Zasady, które powinny znaleźć się w każdym regulaminie siłowni

Poniższe zapisy nie zawsze wynikają z jednej, konkretnej ustawy, ale są bardzo ważne dla bezpieczeństwa użytkowników oraz prawidłowego funkcjonowania obiektu.

Warunki korzystania z siłowni

Regulamin powinien określać:

• kto może korzystać z obiektu;
• od jakiego wieku dozwolone są samodzielne ćwiczenia;
• na jakich zasadach mogą trenować osoby niepełnoletnie;
• czy wymagane jest oświadczenie albo zgoda opiekuna;
• kiedy personel może odmówić wstępu lub nakazać opuszczenie obiektu.

Stan zdrowia użytkownika

W regulaminie warto zaznaczyć, że osoba korzystająca z siłowni powinna dostosować ćwiczenia do swojego stanu zdrowia i możliwości fizycznych. W przypadku choroby, urazu, ciąży lub innych wątpliwości wskazana jest wcześniejsza konsultacja z lekarzem albo fizjoterapeutą.

Nie oznacza to jednak, że siłownia może całkowicie wyłączyć swoją odpowiedzialność za bezpieczeństwo klientów lub sprawność techniczną udostępnionego wyposażenia.

Zasady bezpiecznego korzystania ze sprzętu

Każdy użytkownik powinien zostać zobowiązany do:

• używania sprzętu zgodnie z jego przeznaczeniem;
• zapoznania się z instrukcją obsługi urządzenia;
• dobrania obciążenia do swoich możliwości;
• stosowania zabezpieczeń, zacisków i blokad;
• niewykonywania ćwiczeń na sprzęcie uszkodzonym;
• natychmiastowego zgłaszania usterek;
• odkładania obciążeń i akcesoriów na wyznaczone miejsca;
• zachowania odpowiedniej odległości od ćwiczących osób;
• nieprzestawiania i nierozkręcania urządzeń bez zgody obsługi.

Zasady porządkowe i higieniczne

W regulaminie można zobowiązać użytkowników między innymi do:

• korzystania z czystego obuwia sportowego;
• używania ręcznika podczas ćwiczeń;
• dezynfekowania sprzętu po treningu;
• zachowania porządku;
• niewnoszenia szklanych opakowań;
• niespożywania alkoholu i środków odurzających;
• niepalenia tytoniu i papierosów elektronicznych;
• przestrzegania zasad współżycia społecznego;
• niewykonywania zdjęć i nagrań naruszających prywatność innych osób.

Wypadki, awarie i sytuacje zagrożenia

Regulamin powinien wskazywać, co zrobić w przypadku:

• urazu lub nagłego pogorszenia samopoczucia;
• zauważenia niesprawnego urządzenia;
• pożaru albo konieczności ewakuacji;
• agresywnego zachowania innego użytkownika;
• podejrzenia kradzieży;
• awarii zasilania, systemu wejściowego lub drzwi.

Numery alarmowe, lokalizacja apteczki, defibrylatora AED i wyjść ewakuacyjnych powinny być dobrze oznaczone również w samym obiekcie.

Dodatkowe zapisy dla tradycyjnej siłowni z obsługą

W siłowni, w której podczas godzin otwarcia obecni są recepcjoniści, trenerzy albo instruktorzy, regulamin powinien określać rolę personelu.

Warto uwzględnić następujące zasady:

• użytkownik powinien stosować się do uzasadnionych poleceń personelu dotyczących bezpieczeństwa;
• pierwszą wizytę lub obsługę nieznanego urządzenia można skonsultować z instruktorem;
• usterki, wypadki i niebezpieczne zachowania należy zgłaszać pracownikowi klubu;
• personel może czasowo wyłączyć urządzenie lub strefę z użytkowania;
• trener może przerwać ćwiczenie wykonywane w sposób stwarzający bezpośrednie zagrożenie;
• korzystanie z usług trenera personalnego wymaga wcześniejszej rezerwacji, jeżeli klub stosuje taki system;
• prowadzenie treningów komercyjnych przez osoby zewnętrzne może wymagać zgody właściciela klubu.

Należy również wskazać zasady korzystania z recepcji, wypożyczania akcesoriów, wydawania kluczyków do szafek oraz przechowywania rzeczy znalezionych.

Dodatkowe zapisy dla siłowni samoobsługowej

W klubie działającym bez stałej obecności pracowników większa odpowiedzialność organizacyjna spoczywa na zastosowanych zabezpieczeniach, instrukcjach oraz systemie kontaktu alarmowego. Nie wystarczy jedynie dopisać, że użytkownik ćwiczy „wyłącznie na własną odpowiedzialność”.

Regulamin siłowni samoobsługowej powinien dodatkowo określać poniższe kwestie.

1. Sposób uzyskiwania dostępu

Należy wyjaśnić:

• w jaki sposób klient otrzymuje kod, kartę lub dostęp w aplikacji;
• czy identyfikator dostępu jest imienny;
• czy można udostępniać go innym osobom;
• co zrobić w przypadku utraty telefonu albo karty;
• kiedy dostęp może zostać czasowo zablokowany;
• jak wygląda wejście w przypadku awarii systemu.

Regulamin powinien jednoznacznie zabraniać wpuszczania osób, które nie posiadają ważnego członkostwa lub uprawnienia do wejścia.

2. Zasady treningu bez obecności personelu

Użytkownik powinien zostać poinformowany, że w określonych godzinach na terenie obiektu nie ma pracownika. Należy także wskazać, w jaki sposób może uzyskać pomoc.

Warto zdefiniować zasady korzystania ze sprzętu wymagającego asekuracji. Przykładowo klub może zabronić samodzielnego wykonywania prób maksymalnych albo ćwiczeń ze sztangą bez zabezpieczeń i osoby asekurującej.

3. Procedura alarmowa

W samoobsługowej siłowni regulamin powinien podawać:

• numer alarmowy 112;
• numer telefonu do operatora lub ochrony;
• lokalizację przycisku alarmowego;
• sposób otwierania drzwi awaryjnych;
• lokalizację apteczki i urządzenia AED, jeżeli znajduje się w obiekcie;
• zasady postępowania podczas awarii prądu;
• obowiązek udzielenia pomocy i wezwania odpowiednich służb.

Instrukcje te powinny być dostępne także na czytelnych tablicach w obiekcie. Nie można zakładać, że w sytuacji zagrożenia użytkownik będzie miał czas na szukanie regulaminu w aplikacji.

4. Monitoring i kontrola dostępu

Siłownie samoobsługowe często wykorzystują monitoring, elektroniczne zamki oraz rejestry wejść. Regulamin i polityka prywatności powinny wyjaśniać:

• jaki obszar jest monitorowany;
• w jakim celu wykorzystywane są nagrania;
• kto ma do nich dostęp;
• jak długo są przechowywane;
• jakie dane zapisuje system kontroli wejść;
• gdzie użytkownik znajdzie pełną informację dotyczącą przetwarzania danych.

Jeśli stosowane są technologie takie jak rozpoznawanie twarzy lub inne dane biometryczne, konieczna jest szczególnie dokładna analiza zgodności rozwiązania z RODO. Nie powinno się ich wdrażać wyłącznie dla wygody, bez sprawdzenia, czy istnieje odpowiednia podstawa prawna i mniej ingerująca alternatywa.

5. Ograniczenia dotyczące osób niepełnoletnich

W siłowni bez obsługi należy szczególnie precyzyjnie określić minimalny wiek użytkownika oraz zasady przebywania osób niepełnoletnich.

W zależności od przyjętego modelu można:

• całkowicie wyłączyć samodzielny dostęp osób niepełnoletnich;
• dopuścić je wyłącznie pod opieką rodzica lub opiekuna;
• wprowadzić dodatkową zgodę opiekuna;
• ograniczyć godziny, w których mogą korzystać z obiektu.

Sama zgoda rodzica nie zawsze rozwiązuje problem bezpieczeństwa, dlatego zasady powinny odpowiadać wyposażeniu siłowni oraz faktycznej możliwości udzielenia pomocy.

_____________________________________________________________________________________

Regulamin nie powinien być dokumentem skopiowanym z przypadkowego obiektu. Musi odpowiadać wyposażeniu, godzinom działania, grupie użytkowników oraz zastosowanym rozwiązaniom technicznym. Dobrze opracowany regulamin nie jest tylko formalnością. To praktyczne narzędzie, które zwiększa bezpieczeństwo użytkowników, porządkuje działanie klubu i ogranicza ryzyko nieporozumień pomiędzy właścicielem siłowni a klientem.